Template adalah berkas Word biasa. Di tempat yang isinya berganti tiap surat, tulis placeholder berbentuk ${kunci}. Sistem hanya mengganti placeholder itu; kop, huruf, dan tata letak tidak disentuh.
Aturan menulis placeholder
- Nama hanya huruf kecil, angka, dan garis bawah, diawali huruf, paling panjang 40 karakter.
${Nama},${ nama }, dan${nama-lengkap}adalah placeholder lain dan tidak akan terisi. - Ketik sekali jadi dari
$sampai}. Bila salah, hapus seluruh placeholder lalu ketik ulang — membetulkan huruf per huruf bisa memecahnya di dalam berkas Word tanpa terlihat. - Jangan menebalkan atau memiringkan separuh placeholder. Seluruhnya boleh.
- Jangan menaruh placeholder di kotak teks (text box), SmartArt, atau field otomatis Word.
- Simpan sebagai Word Document (.docx) — bukan
.doc,.dotx, atau.odt— paling besar 5 MB.
Placeholder sistem
Selalu tersedia tanpa perlu dibuat isiannya, dan kunci isian Anda tidak boleh memakai nama yang sama: ${nomor_surat}, ${tanggal_surat}, ${tanggal_surat_pendek}, ${kota_tanggal}, ${perihal}, ${tujuan}, ${lampiran}, ${kode_kategori}, ${nama_kategori}, ${nama_institusi}, ${penerbit_nama} (nama pengguna yang menerbitkan surat), dan ${qr}.
Selama surat masih draf, ${nomor_surat} tercetak [DRAF — belum bernomor]. Placeholder ${nama_prodi} juga dikenali sistem, tetapi di NeoSerti selalu kosong karena setiap surat terbit atas nama LSP — jangan memakainya.
Blok tanda tangan pejabat
Untuk isian Pejabat penanda tangan (Bank TTD) ber-kunci ketua: ${ketua_nama}, ${ketua_jabatan}, ${ketua_nidn} (nomor induk), ${ketua_nidn_label} (jenis nomor induknya), dan ${ttd_ketua} — gambar tanda tangannya. Perhatikan: awalan ttd_, bukan akhiran.
- Pejabatnya dipilih dari Pengaturan → Staf LSP → Bank Tanda Tangan di panel LSP. Yang ditawarkan hanya entri yang Aktif, dalam satu kelompok: Orang tertentu.
- Jangan menulis jenis nomor induk secara tetap di template — pejabat ber-No. MET dan pejabat ber-NIK akan tercetak keliru. Pakai
${ketua_nidn_label}, yang mengikuti Label Nomor Induk entri Bank Tanda Tangan. - Gambar hanya tercetak bila entri itu punya gambar tanda tangan di Bank Tanda Tangan. Tanpa gambar, tempatnya dikosongkan untuk ditandatangani basah.
QR verifikasi
Taruh ${qr} di baris tersendiri. Saat surat diterbitkan, tempat itu diisi QR yang membuka halaman verifikasi publik: siapa pun yang memindainya melihat nomor, tanggal, perihal, dan status surat itu. Di pratinjau dan Uji Template yang tampil kotak contoh — QR sungguhan baru ada di surat terbit. Template tanpa ${qr} tetap sah.
Isian Tabel
Buat tabel di Word dengan baris kepala dan satu baris isi yang memuat placeholder kolomnya — untuk isian tabel ber-kunci asesi dengan kolom nama dan skema: ${asesi_no}, ${asesi_nama}, ${asesi_skema}. Baris itu digandakan sebanyak baris yang diisi operator.
- Semua placeholder kolom sebuah tabel berada di SATU baris yang sama, dan tidak boleh muncul di luar tabel, di tabel lain, atau di kop/kaki halaman.
${asesi}tanpa akhiran bukan placeholder — ia akan ditandai tak terpetakan.- Batas: 8 kolom, 100 baris per surat, 500 karakter per sel. Kunci kolom
nodicadangkan untuk nomor urut baris.
Huruf yang aman untuk PDF
PDF dibuat oleh layanan di server, bukan oleh Word di komputer Anda. Huruf yang tidak terpasang di layanan diganti huruf lain yang lebarnya berbeda: baris bisa pindah dan halaman bisa bertambah. Pakai huruf surat dinas yang lazim — Times New Roman, Arial, Calibri, Cambria, Tahoma, Bookman Old Style, Courier New — dan periksa PDF surat pertama dari setiap kategori baru.
[Gambar — template Word dengan placeholder blok tanda tangan, ${ttd_ketua}, dan ${qr}]