Modul Persuratan menerbitkan surat keluar LSP dari template Word (.docx) yang diunggah sendiri: surat tugas asesor, surat keterangan, undangan uji kompetensi, dan sejenisnya. Kop, tata letak, dan huruf tetap milik berkas Word Anda — sistem hanya mengganti isian berbentuk ${kunci} di dalamnya. Surat masuk tidak termasuk modul ini.
Modul ini mati sampai dinyalakan
Persuratan dikendalikan saklar Feature Persuratan yang bawaannya MATI. Saklarnya ada di panel LSP, Pengaturan → Pengaturan Aplikasi, tab Fitur. Selama mati, panel /persuratan tidak ada bagi siapa pun, Super Admin sekalipun — gejalanya mirip "tidak punya izin", padahal modulnya memang belum menyala.
Urutan yang aman: nyalakan, isi Pengaturan Surat, siapkan kategori beserta templatenya, baru mulai menerbitkan. Nomor yang sudah terbit tidak bisa ditarik kembali.
Siapa yang memakainya
Membuka panel ini butuh dua hal sekaligus: saklarnya menyala, dan peran akun memegang izin Access Panel: Persuratan. Bawaannya izin itu hanya dipegang Admin LSP (dan Super Admin). Ketua LSP, Ketua Mutu, Manager Sertifikasi, Asesor, Validator, dan Bendahara tidak mendapatkannya; berikan lewat Pengaturan → Role & Hak Akses bila perlu.
Admin LSP juga mendapat izin Terbitkan Surat dan Batalkan Surat, halaman Pengaturan Surat, serta kewenangan penuh atas Surat dan Kategori Surat. Di NeoSerti tidak ada pembagian per program studi: setiap pengelola bekerja di tingkat lembaga, dan setiap surat terbit atas nama LSP.
Menu di panel /persuratan
- Dashboard.
- Asisten AI — tepat di bawah Dashboard, bila Asisten AI menyala untuk LSP Anda.
- Persuratan → Surat — daftar surat dengan tab per status, tombol Buat Surat, dan seluruh aksi penerbitan.
- Persuratan → Kategori Surat — jenis-jenis surat: template, isian, masa berlaku, dan aturan nomornya.
- Pengaturan → Pengaturan Surat — identitas lembaga di surat, format nomor global, ukuran tanda tangan dan QR, serta keadaan konversi PDF.
Asisten AI di panel ini
Asisten AI di /persuratan bawaannya dipakai Admin LSP. Ia menunjukkan letak menu dan menjawab cara memakai Persuratan dari panduan ini — misalnya "bagaimana cara menerbitkan surat bernomor?" — tetapi tidak membaca isi surat maupun data di dalamnya.
Siklus sebuah surat
- Draf — bebas diubah dan dihapus. Belum bernomor.
- Terbit — nomor lahir, isinya membeku, berkasnya tersimpan. Tidak bisa diubah atau dihapus lagi.
- Dibatalkan — surat terbit yang ditandai batal. Nomornya tetap tercatat dan tidak dipakai ulang, berkasnya tetap ada, dan QR verifikasinya menjawab "dibatalkan".
[Gambar — panel /persuratan dengan menu Surat, Kategori Surat, dan Pengaturan Surat]