Satu kategori = satu jenis surat, misalnya surat tugas asesor atau surat keterangan. Kategori menyimpan template Word, daftar isian yang diminta saat membuat surat, masa berlakunya, dan aturan nomornya. Bukalah Persuratan → Kategori Surat di panel /persuratan.
Urutan kerja yang disarankan
- Rancang suratnya di Word dan tulis placeholder
${kunci}di tempat yang isinya berganti tiap surat. - Buat kategori dengan saklar Aktif dimatikan dulu, unggah berkasnya di bagian Template, lalu tambahkan Isian.
- Simpan, lalu baca daftar placeholder pada kategori itu.
- Tekan Uji Template dan buka hasilnya di Word.
- Bila sudah benar, nyalakan Aktif.
Identitas dan masa berlaku
- Kode mengisi
{kode_kategori}di nomor surat; Urutan menentukan posisinya di pilihan kategori. - Masa Berlaku — Mulai berlaku dan Berlaku sampai. Di luar rentang itu kategori tidak ditawarkan saat membuat surat; kosongkan untuk tanpa batas.
Di NeoSerti setiap kategori berlaku untuk seluruh LSP. Bagian Cakupan per program studi yang ada di produk kampus tidak muncul di sini.
Isian
Setiap isian punya Kunci (nama placeholder-nya: kunci keperluan mengisi ${keperluan}), Label, Tipe, saklar Wajib diisi, Nilai bawaan, dan Petunjuk. Tipe yang tersedia di NeoSerti:
- Teks singkat, Teks panjang, Tanggal, Angka, dan Pilihan — masing-masing mengisi satu placeholder.
- Pejabat penanda tangan (Bank TTD) — nama, jabatan, nomor induk, dan gambar tanda tangan pejabat dari Bank Tanda Tangan.
- Tabel (beberapa baris) — daftar yang jumlah barisnya berbeda tiap surat, misalnya daftar asesi dalam satu surat tugas.
Tipe isian yang memilih orang dari data mahasiswa atau dosen hanya ada di produk kampus dan tidak ditawarkan di NeoSerti. Data asesor atau asesi yang perlu tercetak diketik lewat isian teks atau tabel. Cara menulis placeholder untuk tiap tipe dijelaskan di Menyusun Template Surat.
Daftar placeholder dan Uji Template
Sesudah disimpan, kategori menampilkan daftar Placeholder di template (di halaman Lihat; di halaman Ubah berjudul Placeholder di template tersimpan). Setiap placeholder yang ditemukan di berkas ditandai dari isian, diisi sistem, atau TAK TERPETAKAN. Yang tak terpetakan akan tercetak mentah seperti ${Nama} di surat — biasanya salah ketik, huruf besar, spasi, tanda hubung, atau isiannya belum dibuat. Bila ada isian yang namanya mirip, daftarnya menyebut "kemungkinan maksudnya …".
Kategori yang Aktif tidak bisa disimpan selama masih ada yang tak terpetakan. Matikan dulu saklar Aktif untuk menyimpan pekerjaan yang belum selesai. Daftar itu memeriksa berkas yang tersimpan; berkas yang baru dipilih diperiksa saat Anda menekan simpan.
Uji Template (di halaman Lihat dan Ubah kategori) mengunduh surat contoh: isian diisi nilai contoh dalam kurung siku, tabel dua baris contoh, tanda tangan dan QR diganti kotak bertulisan contoh, dan nomornya [DRAF — belum bernomor]. Tidak ada surat yang dibuat dan tidak ada nomor yang terpakai. Hasilnya selalu .docx, bukan PDF.
Aturan nomor per kategori
- Deret Nomor — Ikut deret global (nomor urut berbagi dengan kategori lain) atau Deret terpisah (nomor urut sendiri).
- Untuk deret terpisah muncul Format Nomor — kosongkan untuk memakai format global; format kategori wajib memuat
{kode_kategori}, supaya teks nomor dua kategori tidak bisa kembar — serta Nomor Urut Kembali ke 1 dan Tanggal Reset (BB-HH), yang mengikuti aturan global bila dikosongkan.
Mengganti deret atau aturan reset kategori yang sudah dipakai memulai periode baru. Bila setelah itu muncul pesan "nomor sudah dipakai surat lain", pulihkan lewat Setel Nomor Terakhir di Pengaturan Surat.
Duplikat
Tombol Duplikat menyalin kategori beserta isian, template, masa berlaku, dan aturan nomornya. Salinannya lahir nonaktif, supaya tidak langsung ditawarkan sebelum Anda memeriksanya.
[Gambar — formulir Kategori Surat dengan daftar placeholder yang menandai satu placeholder TAK TERPETAKAN]